مهارات القائد الناجح:
القيادةبوصفها مهمة إدارية، والقيادة قبل ذلك بوصفها مهمة إنسانية ذات سمات ومزايا خاصة،مما تناوله الباحثون طويلا في تخصصات متعددة، وما ذلك إلا لأهميتها سواء على مستوىالدراسات النفسية أو الإدارية.
ولو حاولنا أن نقترب من هذا المصطلح لمعرفة كنههوسبر أبعاده فإننا نبحث في تعريفها لغة ومن ثم اصطلاحا.
القيادة لغة:
قالابن منظور: القَوْدُ : نقيض السَّوق، يقود الدابة من أمامها، ويسوقها من خلفها،فالقود من أمام والسوق من خلف والاسم من ذلك كله القِيادَة .
تعريف القيادةاصطلاحا:
يرى وارن بينيس (warran bennis) وهو من أشهر أساتذة الإدارة في أمريكاصدر له خلال الثلاثين عاماً ما لا يقل عن عشرين كتاباً، ساهم بشكل ملحوظ في تطورالإدارة المعاصرة ومعظم كتبه يتم تدريسها في أغلب كليات الإدارة وعلى مستوىالدراسات العليا.يركز في كتاباته على التغيير التنظيمي وديناميكية النظم والتطويرالتنظيمي والقيادة،ظهر له مع أدجر شيان عدد من الكتب التي لاقت استحساناً كبيراً فيمجال القيادة وكتابه الصادر عام 1986م بعنوان((القيادة)) بتأليف مشترك مع بيرتنانوس(Burt Nanus) من الكتب التي صنفت بأعلى مبيعات خلال الثمانينيات والذي فيه حددنتائج بحثه على(90) رئيساً تنفيذياً لأكبر(200) شركة عالمية.
يبتدئ كتابه بفذلكةينتقد فيها عالمنا المعاصر والجهل المتفشي في موضوع القيادة، بأنها على كل لسان وكلمن تقابله يدعي أنه يعرف معناها وتوفرها إلا أنهم مع ذلك كله ينادون بضرورتهاوالحاجة الماسة لها.
ويرى أن الغموض والتضارب في عدم وضوح الصورة لكل من يريد أنيتعلم القيادة سببه كثرة الكتابات التي لا تحدد إطار القيادة وكيف يمكن أن نوصلهاإلى المدير ليصبح قائداً. ويحدد المشكلة بأن هنالك ما لا يقل عن 350 تعريفاًللقيادة وآلاف البحوث خلال السبعين عاماً منذ بدء تطور علم الإدارة إلا أننا لم نصلإلى ما يمكن من خلاله تحديد القادة من غيرهم أو تحديد القيادة الفعالة من الغيرفعالة.
ويرى أن معظم هذه التعاريف والبحوث لا تتفق مع بعضها البعض وتنطلق منمحاباة للكاتب مما أوصلنا إلى مرحلة الارتباك بعدم التمكن من تفسير محتواها ونسقها. فالبعض كان يرى أنه تتحقق للبعض منذ الولادة ولايمكن تعلمها وكان لنظرية الرجلالعظيم دوراً في بداية النمو النظري إلا أنها فشلت لاحقاً كغيرها مثل نظرية السماتوالظروف. وينهي مقدمته بقوله: إن القيادة أصبحت كالحب الكل يعترف أنها موجودة ،إلاأن هنالك صعوبة في تعريفها.
وإذا كان تحديد تعريف للقيادة من الصعوبة بمكانكما سبق ذكره، لتعدد التعاريف وكثرتها من جهة وللجدل الدائر في تعريف هذا المصطلحمن جهة أخرى ، فانه لابد على الأقل أن نصطفي ونختار أقرب هذه التعاريف على الأقل منوجهة نظر الباحث .
في دراسة هيث وزملاؤه عام 1979 م ، عرفوا القيادة بأنها :
نشاط وفعالية تحتوي على التأثير على سلوك الآخرين كأفراد وجماعات نحو انجازوتحقيق الأهداف المرغوبة.
إذن القيادة إنجاز وتأثير في المقودين نحو تحقيقالأهداف المرغوبة والمنشودة ، وفي تصوري أن الإنجاز بعد إداري والتأثير بعد نفسيوهذا سر القيادة وتميزها.
يتميز القائد الناجح بامتلاكه مهارات أساسية تصل بهإلى الإنجاز بل وأحياناُ إلى الأعجاز ولعل لنا في رسول الله صلى الله عليه وسلمأسوة حسنة فهو القائد الملهم والقدوة الكبرى لسائر أفراد الأمة والقادة منهم علىوجه الخصوص.
وسيرته صلى الله عليه وسلم أنموذج يحتذي وأمثولة تمتثل لكل من أرادأن يتدرب على القيادة المثلى.
ومن الأهمية بمكان أن نوجز فيما يليالمهارات الأساسية للقائد وهي:
· القدرة على التخطيط.
· إجادة التعامل معالآخرين.
· مهارة الحوار وإدارة النقاش.) القدرة على إدارة الوقت.
· تشكيل وإدارة الفريق الجماعي.
· إدارة الاجتماعات.
· حل المشكلات واتخاذالقرارات.
القدرة على التخطيط :
هناك مقولة تقول: إن كل دقيقة نبذلها من وقتنا للتخطيطتوفر أربع ساعات عند التنفيذ وما ذلك إلا لأهمية التخطيط على مستوى الأفرادوالشركات والدول بل حتى على مستوى الأمم والحضارات.
مفهوم التخطيط:
التخطيطهو أحد وظائف الإدارة الرئيسية إضافة إلى التنظيم والتوجيه والرقابة.
ويمكنتعريفه بأنه وضع مجموعة من الافتراضات حول الوضع في المستقبل ثم وضع خطة تبينالأهداف المطلوب الوصول إليها خلال فترة محددة مع تقدير الاحتياجات الماديةوالبشرية لتحقيق هذه الأهداف بفاعلية.
وعليه تكون عناصر التخطيط هي:
هدفيُسعى إلى تحقيقه وسيلة تحقيق الهدف
معيار ضبط جودة تحقيق الهدف.
فوائدالتخطيط:
لو لم يكن من فوائد التخطيط إلا الاستعداد للطوارئ لكفى، لذا يقال :إنلم تقس قبل الغوص لم ينفعك القياس بعد الغرق.
والشاعر العربي يقول:
وأحزمالناس من لو مات من ظمئ ٍ
لا يقرب الورد حتى يعرف الصدرا.
هذا فضلاً عنالفوائد الأخرى مثل:
- رفع الكفاءة للعاملين بتحديد الوظائف والمسؤوليات.
- القدرة على التنظيم للموارد والإمكانيات بوضعها في المكان الصحيح.
- الإحساسبروح الفريق والمشاركة بين العاملين.
- المساعدة على النمو والتطور للأفرادوللفريق وغيرها من الفوائد.
معوقات التخطيط:
لعل أبرز معوقاتالتخطيط لدينا على مستوى الأفراد والشركات هو الجهل بأهمية التخطيط والحاجة إليههذا الجهل يجعلنا ندعي أننا نسير بالبركة وكأن التخطيط ينافي البركة.
إن الصادقالمصدوق صلى الله عليه وسلم قد تمثل التخطيط في أجلى صوره فهو قد خطط بكل دقةلهجرته من مكة إلى المدينة وأدار عملية الهجرة بكل إتقان فتأملوا....
ولو حاولناأن نحدد معوقات التخطيط بشكل دقيق لوجدنا المعوقات التالية:
- الخوف من الإخفاقوالفشل.
- عدم وجود الوقت الكافي للتخطيط.
- الحاجة إلى موارد مالية وماديةلوضع الخطط ومن ثم تنفيذها.
- التعود على عدم التخطيط فهم يقولون: إنا وجدناآباءنا على أمة....
- الخوف من تبعات التخطيط بالتكليف بأعمال جديدة مما يستدعيمقاومة التغيير.
خطوات عملية التخطيط:
تحديد الرؤية:
وهي الصورةالشاملة المستقبلية التي نريد الحصول عليها في المستقبل، ولابد أن تكون واضحةوملهمة للفرد إن كانت فردية وللجماعة إن كانت جماعية.
2) وضعالرسالة:
والرسالة جملة تعبيرية تصاغ كلماتها بدقة وعناية تحدد ما نريد أن تكونعلى المدى البعيد.
وهي تتضمن الهوية للفرد أو المؤسسة والتعريف بالأغراضالمنشودة والوسائل التي تحقق هذه الأغراض.
وضع الأهداف:
وهي الأمور التينسعى لتحقيقها على المدى البعيد.
ويراعى عند وضع الأهداف ما يلي:
- صياغةالهدف بصيغة الفعل تحقيق، إنهاء، تبديل.
- تكتب بعبارة إيجابية تدل على ما يفترضفعله لا ما يفترض تركه.
- الدقة والاختصار دون إطالة أو إطناب.
- أن تكونالأهداف وفق القدرات والإمكانات.
- إن كان الهدف للمجموعة فلا بد من اشتراكالجميع في صياغة الهدف.
- تحديد الإطار الزمني لتحقيق هذا الهدف.
الأهدافالإجرائية:
ويراد بها الخطوات العملية لتحقيق كل هدف من الأهداف المحددة آنفاًويراعى في الخطة ما يراعى عند وضع الأهداف من حيث الصياغة والإطار الزمنيالخ..
5) تقويم الخطة ومراجعتها:
بعد الانتهاء من وضع الخطة والبدء فيتنفيذها لابد أن يكون هناك مواجهة وتقويم لتنفيذ هذه الخطة وتكون هذه المراجعة إماأسبوعية أو شهرية أو غير ذلك بحسب الحاجة والاحتياج.
ثانياُ: إجادة التعامل مع الآخرين "مهارات الاتصال":
يمثلالاتصال دورا هاما ورئيسا في حياة الإنسان وعلاقاته الاجتماعية وسير مؤسساته. وفيإدارة الهيئات يمثل الاتصال عاملا حاسما لتحقيق النجاح حتى أن البعض يبالغ بالقولإن الإدارة ما هي إلا مجموعة من الاتصالات. ويستند هذا الرأي إلى نتائج الأبحاثالتي أثبتت أن المدير يقضي 80% من وقته في العمل بالاتصال.
فهو يستمع ويتحدثويقرأ ويكتب المذكرات والتقارير.وفي بحث آخر كانت النتيجة كما يلي:
20% من وقتالمدير أو الرئيس تنفق في اتصالات خارجية خاصة بالعمل.
30% اتصالات بالمرؤوسينوالمنفذين.
40%اتصالات بالمستوى الإداري الأعلى.
10% تنفق في أداء أعمالفنية.
ولكن ما هو الاتصال؟
• الاتصال له مفهوم ضيق أو مادي وهو يعني وسائلالاتصال المادية(التليفونات، الرسائل، البرقيات....إلخ) وله مفهوم أوسع وأشمل ويقصدبذلك:
- نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر، وتتفق المفاهيم،وتتخذ القرارات.
- أو هو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلالعمليات الإرسال والاستقبال.
ونستنتج من ذلك أن الاتصال له عناصر هي:
- مرسل.
- يقدم مثيرا أو منبها أو رسالة.
- إلى شخص (مرسل إليه) بحيث يدركمعناها المطلوب.
- بهدف التأثير في سلوكه والحصول على استجابة.
وهكذا فأنللاتصال أهمية كبيرة فهو وسيلة رئيسة:
- لتوجيه سلوك الأفراد اتجاه الأهدافالمرغوبة.
- توفر البيانات والمعلومات وتنقلها إلى مركز اتخاذ القرار.
- تقرببين الأفكار والمفاهيم للعاملين وتوحد أنماط العمل.
- تنقل أفكار العاملين إلىمراكز اتخاذ القرارات.
ويرى البعض أن نموذج الاتصال البسيط ذا الاتجاهالواحد يتكون من ست خطوات هي:
1- تكوين الفكرة لدى المرسل.
2- تحويل الفكرةإلى رموز.
3- نقل الرسالة خلال قناة اتصال.
4- استلام الرسالة.
5- تفسيرالرموز وتحويلها إلى رسالة مرة أخرى.
6- القيام بعمل أو تصرفما(السلوك).
فيما يلي بعض الأمثلة على نموذج الاتصال ذي الاتجاه الواحد:
• الرسائل البريدية.
• الفاكسات.
• البريد الإلكتروني.
• التقاريرالمكتوبة.
• البروشورات والنشرات.
والنموذج البسيط إذا أضيف إليه رد فعل أو إجابةعلى تساؤلات كما هو الحال في المحادثات الشفوية أو التليفونية فإننا نكون بصدد (نموذج الاتصال المزدوج).
ويمكن تصور عملية الاتصال في الخطوات الآتية:
- التفكير من جانب المرسل قبل بدأ الحديث وتقديم الرسالة(المنبه).
- تنظيم الفكرةفي رسالة عبارة عن مجموعة من الرموز التي تأخذ عادة شكل كلمات مكتوبة أو شفوية أوتعبيرية على النحو الذي سنوضحه فيما بعد.
- نقل الرموز أو الرسالة. وهنا يجب أنيختار المرسل القناة المناسبة والتوقيت الجيد كما يجب أن يحرر قناة الاتصال منالعوائق أو التداخل حتى يتجنب أي تحريف أو إنقاص في الرسالة.
- استقبال الرموزأو الرسالة من المستقبل.
- فك الرموز. وهنا يحاول المستقبل تفهم الرموزواستيعابها وإدراك معناها وما تحويه من مضامين حتى يحصل على المعنى الذي قصدهالمرسل. ويعتمد الأمر هنا على ما إذا كانت معاني الرموز متفق عليها من طرفي العلاقةأو متعارف عليها، إذ إنه غير مستبعد عدم تطابق المعنى لدى طرفي الاتصال.
- وإذاتفهم المستقبل الرموز وأدرك المعنى يأتي دور الاستجابة، والتي بدورها تتأثر بمكوناتشخصية المستقبل كما سنوضحه فيما بعد.
- عملية استرجاع المعلومات التي تعنيمحاولة المرسل الحصول على ردود فعل، أو إعادة لمضمون الرسالة من المستقبل حتى يتأكدمن أن الرسالة قد وصلته على الوجه الصحيح.
الطرق الرئيسةللاتصال:
الاتصال الكتابي
يسهل الرجوع إليه لتحديد المسؤوليات.
يوثق المعلومات للاستفادة منها فيالمستقبل.
يضمن نقل بعض المعلومات والأجوبة لعدد كبير منالعاملين.
مثل
التقارير- المذكرات
المنشورات- الشكاوى.
اللوحاتالبيانية.
وسائل الإيضاح البصرية.
جريدة العمال والجرائدالحائطية.
الاتصالاللفظي
يقوي روح التعاون والصداقة.
يزيل التوتر والضغوط نتيجة إخراجما في الصدور.
يشجع على تبادل الأسئلة ولذلك فهو فعال في تقريب المفاهيم.
يسرع عملية تبادل الأفكار والمعلومات والآراء فهو يوفر الوقتوالجهد.
مثل
المقابلات الشخصية.
المكالمات التليفونية.
اللجان والاجتماعات والمؤتمرات.
المحاضرات.
الاتصال البدني
يوضح ردود الفعل العكسية.
مؤثر في الروحالمعنوية للموظفين حيث إن الأفعال تتحدث بصوت أعلى من الكلمات.
له أثره البالغلدى الموظفين ذوي الكفاءات والثقافة العالية.
مثل
الإيماءات.
حركات الوجه.
السكوت- الغضب والانفعال.
السلامباليد.
الابتسامة
عوامل تزيد من فاعليةالاتصالات:
- الثقة في مصدر الرسالة.
- المعرفةوالوعي الكامل لقيمة المعلومات والبيانات.
- لغة مفهومة وانتقاء العباراتالواضحة.
- اختيار الوقت المناسب لتوجيه الرسالة حتى لا تكون المعلومات عديمةالفائدة.
- استخدام المؤثرات الدالة التي تعكس حقيقة المعنى والمفهومالمطلوب(نبرات الصوت، اختيار الكلمات، حركات الوجه).
- جذب الانتباهالكامل.
- التحدث بطريقة مشوقة وتجنب الإسهاب الزائد أو الإيجاز الشديد.
- ضرب الأمثلة واستخدام وسائل الإيضاح البصرية(أو السمعية أو الرسوم التوضيحية أوالنماذج والبيانات).
- عدم التسرع في اتخاذ القرارات أو تكوين رأي إلا بعدتلقي الرسالة كاملة.
- اختيار المكان المناسب لإبلاغ المعلومات.
- تنظيمالأفكار قبل عرضها.
- الإنصاتجيدا.
المهارات السلوكية التسع في الاتصال الشخصيالفعال:
- اتصال فعال بالعين"أن تنظر بصدق وثبات إلىالشخص الآخر".
- وضعية جديدة..."أن تقف منتصبًا وتتحرك حركة طبيعيةوسهلة".
- إشارات طبيعية..."أن تكون مستريحاً وطبيعياً عندما تتكلم".
- اللبس الملائم والمظهر..."أن تلبس، وتتزين وتظهر بمظهر ملائم للبيئة التي أنتفيها".
- الصوت والنبرة الصوتية..."أن تستعمل صوتك بكفاءة كآلة رنانةثرية".
- استعمال فعال للغة والوقفات..."أن تستعمل لغة ملائمة وواضحة مصحوبةبالوقفات الطبيعية المخططة والمدروسة مع البعد عن الكلمات والأصوات غيرالمفهومة".
- مشاركة فعالة من طرف المتلقيّ..."أن تحافظ على الاهتمام والتأثيرالنشيط والمشاركة مع كل شخص تتواصل معه".
- استعمال فعال للدعابة..."أن تستعملروح الدعابة لإيجاد رابط بينك وبين مستمعيك".
- كن ذاتك الطبيعية..."أن تبتعدعن الافتعال وتكون صادقا مع نفسك وطبيعيًا".
ثالثا : مهارات الحوار وإدارة النقاش:
الإنسان اجتماعي بطبعه وطبيعته لا يستطيع أن يعيش بمعزل عنالناس فهو في اتصال مستمر معهم من خلال الحوار والإقناع.
لذلك حفل الحوارومهاراته بأهمية خاصة خصوصاً لدى القائد الناجح إذ هو يتعامل مع أنواع متنوعة منالناس ،روى الطبراني بإسناد صحيح عن عمرو بن العاص رضي الله عنه قال)) كان رسولالله صلى الله عليه وسلم يقبل بوجهه وحديثه على شر القوم يتألفه بذلك، وكان يقبلبوجهه وحديثه علىَّ حتى ظننت أني خير القوم)).
وللحوار آداب يجب أن يتحلى بهاكلا المتحاورين منها:
- التعامل بالحسنى مع المحاور أو المخالف .
قالتعالى:{وقولوا للناس حسنا}البقرة 83.
وقال تعالى:{وجادلهم بالتي هي أحسن}النحل 125.
وقال صلى الله عليه وسلم الكلمة الطيبة صدقة)متفق عليه.
- أنيكون الحوار لطلب الحق وليس نصرة للنفس والرأي.
- اختيار الوقت والمكان المناسبفليس كل مكان صالح للحوار وليس كل زمان كذلك.
- مراعاة المقاصد الايجابية عندالطرف الآخر وإحسان الظن به
- احترام الطرف الآخر مهما كان جنسه أو مذهبه أوديانته.
- الإنصاف والعدل مع الخصوم.
صفات المحاور الناجح:
- أن يتقن فنالإنصات والاستماع للآخر
- أن يكون لبقا في العبارات والتعاملات.
- أن يتقنمعايرة الآخر بغرض معرفة سماته الظاهرة ضعفا وقوة
- أن يتحلى بالهدوء ورباطةالجأش.
- أن يكون قوي البديهة وحاضر الفكر.
- أن يعمل على ضبط النفس.
- أنيكون متواضعا للآخرين.
- دماثة الأخلاق وهذه من أهم الصفات ،فحسن الخلق جماع كلما سبق.
وسائل تقوية مهارة الحوار:
إذا أرادت أن تكون ماهراً في الحواروالمحاورة فعليك بما يلي:
- إخلاص النية لله عز وجل والانتصار للحق حتى لو كانضده.
- الاستعداد والتحضير للحوار تحضيراً جيداً واستكشاف خفايا الموضوعوالتزود بالمعلومات.
- تدريب النفس على ممارسة مهارة الإنصات للآخرين.
- إتقان فن السؤال من حيث مضمونها ووقت طرحها وأسلوبها
- الالتزام بالعقل والمنطقوالبحث عن الدليل.
- استخدام الوسائل التعليمية وضرب الأمثلة الحسية.
- الاستفادة من النماذج المثالية في الحوار والمناقشة
رابعا : فن إدارة الوقت
الوقت رأس مال المسلم في هذه الحياة ، أثمن من الذهب والفضةوالدراهم إذ أن الأموال تذهب وتعود وأما الوقت فهو يذهب بلا عودة إلى يوم القيامة .
لذا فاحترس من وحوش الوقت الخمسة واحذرهم أن يأكلوك.
في الحديث قال رسولالله صلى الله عليه وسلم :" اغتنم خمسا قبل خمس : شبابك قبل هرمك،
وصحتك قبلسقمك،
وغناك قبل فقرك،
وفراغك قبل شغلك،
وحياتك قبل موتك ".
إدارةالوقت عادة :
إن المحافظة على الوقت وإدارته الإدارة الجيدة عادة يكتسبهاالإنسان متى ما أراد ذلك ، ولو أردنا أن نعرف كيف تتكون هذه العادات لوجدنا أنالعادة هي النقطة التي تلتقي فيها المعرفة والمهارة والرغبة.
ونعنيبالمعرفة ماذا نفعل؟ ولماذا نفعل؟ أي شيء من الأشياء.
وأما الرغبة فهي الحماسللعمل والحافز النفسي لتكوين العادة.
وأما المهارة فهي إجادة كيفية العمل وطريقةالإنجاز.
إذن العادة هي خليط متوازن معتدل من هذه الركائز الثلاث وغياب أو تغييبأحدها مخل بتكوين العادة.
مصفوفة إدارة الوقت :
من أجمل المصفوفات مصفوفةإدارة الوقت هذه المصفوفة المسماة مصفوفة هام وعاجل.
هام وعاجل
الحضورللعمل
قضاء الحاجات الضرورية هام وغير عاجل
التخطيط للحياة
التعلمالذاتي
غير هام وعاجل
قبول دعوات الأصدقاء
الرد على الهاتف غير هام وغيرعاجل
السهر الطويل
إضاعة الوقت
إن إدارة الوقت تنطلق من فهمنالهذه المربعات الأربعة وتطبيقها على حياتنا العملية ، ولو حاولنا أن نعرف النتائجلو كانت أوقاتنا في أحد هذه المربعات لوجدنا الآتي:
المربع الأول هام وعاجل مربعالطوارئ :
وفيه نعيش تحت وطأة ضغوط العمل وإدارة الأزمات وردود الأفعال
المربع الثالث غير هام وعاجل مربع الخداع :
غياب للتخطيط فقدان للتحكموالسيطرة على الوقت وعلاقات ضعيفة
المربع الرابع غير هام وغير عاجل مربع الضياع :
جو من عدم اللامبالاة والاعتماد على الآخرين وربما ضياع الأسرة والمستقبلالمهني .
المربع الثاني هام وغير عاجل مربع التخطيط والإبداع :
رؤية بعيدةالمدى ، توازن فريد ، جدية وانضباط مع قلة في المشاكل والأزمات .
إدارةالأولويات :
عملية منظمة يتم من خلالها توزيع الوقت والموارد على الأعمال التيتعود علينا بأعظم النتائج المرجوة .
ومن أشهر قوانين إدارة الأولويات قانونباريتو والمسمى قانون 80-20 ويعني هذا القانون أن 80% من النتائج كانت حصيلة 20 % من الوقت .
وعليه فان 80% من وقتك لم تعطك إلا 20% من النتائج وهنا مكمن السرفي إحباط بعض الناس .
خامساً : تشكيل وإدارة الفريقالجماعي:
يتمثل مفهوم فريق العمل بأنه" عدد من الأفراد بخلفيات مختلفة فيالمهارة والمعرفة، يتم اختيارهم من مجالات مختلفة بالمنظمة لأداء مهمة محددةومعروفة".
أبرز خصائص فريق العمل هي:
. يجمع بينهم هدف مشترك.
. يشعر كلمنهم بانتمائه للفريق.
. توجد بينهم مهام وعلاقات متبادلة.
. يشتركون فيقيم ومبادئ متفق عليها لتنظيم سلوك وتصرفات الفريق أثناء أداءالمهمة.
مسؤوليات الفريق:
. أداء المهمة المناطة بهم.
. حل مشكلاتالعمل وابتكار الحلول لها.
. التدريب والتطوير لأعضاء المنظمة.
. الدعموالنماء للمنظمة.
. مهارات قائد الفريق:
. القدرة على حل النزاعات.
. القوة في اتخاذ القرارات.
. حسن التعامل مع الآخرين.
. القدرة على إدارةالاجتماعات والتخطيط لها.
. الإدارة المثلى للوقت.
. تحفيز أعضاءالفريق.
. قبول الرأي الآخر.
مهارات أعضاء الفريق:
. امتلاك مهارةالعمل الجماعي.
. حسن التعامل مع الآخرين.
. القدرة على التفكيرالإيجابي.
. القدرة على الإنجاز.
. المحافظة على الوقت.
. العمل بروحالفريق.
. تقبل الرأيالأخر.
صفات الفريقالناجح:
. أن يعمل لهدف مشترك وواضح.
. النتائجالنهائية للفريق تنسب للجميع.
. كل عضو يكمل الآخر ولا يكرره.
. الدافعالأساسي للفريق هو الإنتاج.
. كل عضو له نفس الحقوق والامتيازات فيالثواب.
. الانسياب الحر للمعلومات داخل الفريق.
. وجود قيادة راشدة.
. تسمع وتفهم، توجه وترشد، تستشير وتنفذ
معوقات العمل مع الفريق:
1. الفشل في مهارة الاتصال.
2. . النزاع في بيئةالعمل.
3. . الفروق الفردية الواضحة بين أعضاء الفريق.
4. . عدم تحديد المهامبدقة للفريق.
5. . عدم الاستعداد لدى البعض للعمل بروح الفريق الواحد.
6. . الإتكالية من بعض الأعضاء على إنجازات الآخرين مما يجعل العمل على بعض أعضاء الفريقوليس الجميع.
مهارةالإنصات:
من أهم مزايا الفريقالناجح القدرة على الإنصات، والإنصات مهارة يمكن للجميع أن يطورها متى ما أراد ذلكولتطوير مهارة الإنصات يذكر روبرت مونتجمري بعض القواعد لذلك منها:
القاعدةالأولى: النظر إلى الشخص الذي يتحدث إليك – ليس مجرد الحملقة بل الهدف ألاّ تبعدنظرك عنه.
القاعدة الثانية: التشجيع على إلقاء الأسئلة.
القاعدة الثالثة: عدممقاطعة المتحدث.
القاعدة الرابعة: إذا اضطررت للمقاطعة فلا تلجأ إلى تغييرالموضوع.
القاعدة الخامسة: أن تصغي مع استبعاد العاطفة.
القاعدة السادسة: أنتكون مصغياً متجاوباً.
ويلخص مونتجمري الممارسة الإصغائية في القدرة على التوغلفي الشخص الآخر ورؤية الأشياء من خلال وجهة نظره الشخصية إن الغرض هنا قد يهدف إلىمحاولة الإصغاء بعيوننا وقلوبنا إلى جانب آذاننا.
سادساً: إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعاتالتي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات فيبلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاًعلى أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذهأثناءها.
من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بدمن القيام بما يلي:
. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع.
. تحديدبدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه.
. اختيار فقط الأشخاصالمناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.
. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميعلعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.
. تحديد المكان الملائم لعقدالاجتماع.
. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.
. التأكد من أن الدعوةإلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقادهوالمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب منالمشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.
. التجهيز الكامل والدقيقللاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدةاللازمة.
. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة فيالاجتماع.
. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدفالمشاركة الفاعلة فيه.
. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعدأن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.
. الحرصأثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّمخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماعومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.
. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلىكل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.
. تشجيعالمشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصرجديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.
. عدم احتكار رئيس الاجتماعللنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول علىفرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.
. احترام رئيس الاجتماع لآراءوأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائهوأفكاره.
. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتبارهوسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.
. تمتُع رئيس الاجتماعبالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.
. تمتُع رئيس الاجتماعبالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناءالاجتماع.
. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع،وذلك دون أيّ تسرع.
. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذهاخلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.
. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرارمطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.
. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.
. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.
. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوبإنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيامبه مع الآخرين.
. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلكلضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها.
سابعاً: حل المشكلات واتخاذ القرارات:
إن حل المشكلات واتخاذ القرارات عملية تمر بمراحلهي:
- تحديد المشكلة:
التعمق في دراسة المشكلة لمعرفة تفاصيلها وخلفياتها،وتبرز المشاركة الجماعية في تحديد المشكلة حيث تعتبر أكثر بروزاً ونضجاً من المجهودالفردي لأن مقدرة الفرد لا تمكنه من الإحاطة بملابسات المشكلة بعكس المجهودالجماعي.
- تحديد الهدف:
حدد ما الذي تريد أن تحققه وتجنب أي ذكر لما تنويإتباعه في سبيل الوصول لهذا الهدف.
- تحديد البدائل:
يقصد بذلك مرحلة التحريوالتفتيش عن الحلول المختلفة لحل المشكلة التي تم تشخيصها بدقة ويجب أن يضع الإداريعدد أكبر من الحلول البديلة حتى يضمن عدم وقوعه في الخطأ واختيار البديلالمناسب.
- تقويم البدائل:
يجب أن نقيم كل حل بديل مع مراعاة الاعتباراتالتالية:
إمكانية تنفيذ البديل ومدى توافر الإمكانات البشرية والمادية الملائمةلتنفيذه.
التكاليف المالية لتنفيذه والأرباح التي يتوقع تحقيقها والخسائرالمحتملة.
الانعكاسات النفسية والاجتماعية لتنفيذه ومدى استجابة المرؤوسينللبديل وحسن توقيت تنفيذه.
ولا شك أن المشاركة الجماعية تساعد في تقويم البدائلوإثراء النقاش.
- اختيار البديل:
وهنا يتم الاختيار الأنسب للبدائل المتاحةوينبغي مراعاة اختيار البديل الذي يؤدي إلى الاستغلال الأمثل لعناصر الإنتاجالمادية والبشرية المتاحة بأقل جهد ممكن، كذلك ينبغي تضمن اختيار البديل تحقيقالسرعة المطلوبة لاسيما إذا كان الحل يتطلب الاستعجال والسرعة. ولاشك أن الاشتراكالجماعي في اختيار البديل يعطي الأفراد نوع من الأمان كذلك الحماس لتنفيذ القرارالذي اتخذ بناء على مشاركتهم.
- تنفيذ القرار:
وهنا يلزم – بعد اختيارالبدائل – تنفيذ القرار علماً بأن مرحلة تنفيذ القرار تتطلب نوعاً من المتابعةوتعاون الآخرين ومراقبة التنفيذ للتأكد من سلامة التطبيق.
المشاركة الجماعية فياتخاذ القرارات:
إعطاء المرؤوسين فرصة للمشاركة في اتخاذ القرارات مما يساعد علىتقويه نوعية القرار المتخذ وزيادة فعاليته لتحقيق الهدف المرجو منه وكذلك زيادةالتزام الأفراد بتنفيذ جميع بنوده لأنهم شاركوا في صنع القرار مما يساعد على رفعروحهم المعنوية وزيادة درجة انتمائهم.
فوائد المشاركة الجماعية في اتخاذالقرارات:
. تحقق المشاركة لفهم المرؤوسين للقرار وقبولهم له.
. تؤديالمشاركة إلى زيادة التزام المرؤوسين بتنفيذ القرار وحماسهم لهذا التنفيذ.
. تحقق المشاركة استيعاب المرؤوسين لأهداف القرار.
. تتيح المشاركة إشباع الحاجاتالعليا للإفراد والتي تتمثل في الاستقلال والشعور بالذاتية والإنجاز.
. عندماتتم المشاركة من خلال أسلوب يعتبره أفراد الجماعة مشروعاً قبل عقد الاجتماعاتللمناقشة وإدارة النقاش بأسلوب وافي فإن الجماعة تمارس ضغوطا على أفرادها لقبولالقرار والإذعان له.
6. تمكن المشاركة الجماعية من زيادة فرص التعاون بينالأفراد لحل المشكلات المشتركة.
أسباب المشاركة في صنع القرار:
هناك أربعةأسباب وجيهة لإشراك الآخرين في اتخاذ القرارات إذا لم يتوفر أياً من هذه الأسبابفعندئذ اتخذ القرار بمفردك:
- المعلومات:
قد يكون أهم سبب لاشتراك الآخرينهو أنك لا تملك كل المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات فإذا كان الأمر كذلك فاحصلعلى المعلومات التي تحتاجها واستعملها.
- الالتزام:
السبب الثاني في الأهميةهو الحصول على الالتزام نحو تنفيذ القرارات فهناك اعتبارين مهمين:
أولاً: هل منالضروري الحصول على التزام الآخرين؟
أحياناً تكون أنت الوحيد المسئول عن تنفيذالقرار وفي هذه الحالة ليس من الضروري الحصول على التزام الآخرين.
ثانياً: هليمكنك الاعتماد على التزام الآخرين بدون إشراكهم في صنع القرار؟
يمكنك الاعتمادعلى مساندة والتزام العاملين معك بدون إشراكهم في اتخاذ القرار في مجال معين إذاكانت قراراتك الماضية في هذا المجال جيده وفعًّالة.
- الإبداع:
يوجد في بعضالمواقف عدد كبير من القرارات البديلة المحتملة يتمكن الفريق في مثل هذه الحالات منالإتيان ببدائل أكثر مما يستطيعه الفرد الواحد.
عندما تواجه موقفاً يصعب إيجادحل مناسب الجأ إلى جماعة العمل وأعملوا سوياً على استطلاع الحلول الممكنة.
- التنمية للأفراد المشاركين:
تسنح الفرصة في بعض الأحيان لاشترك الآخرين بهدفتعليمهم وتنميتهم. أنت كمشرف تملك المعرفة لمعالجة المشكلة، لكن في المستقبل سيحتاجالعاملون معك إلى التعامل مع أمثال هذه المشكلة على انفراد لذا يجب أن تشركهم فيالأمور وترشدهم إلى الأسلوب المناسب في التحليل واتخاذالقرار
